Als coach verwerk je als geen ander gevoelige persoonsgegevens. Je cliënten delen hun persoonlijke situatie, hun loopbaan, relatieproblemen of gezondheidsklachten. Een deel van die informatie kan zelfs worden aangemerkt als bijzondere persoonsgegevens in de zin van de AVG, denk aan informatie over gezondheid of psychisch welzijn. Dat stelt strenge eisen aan hoe jij omgaat met data, ook via je website.
De AVG verplicht je om een verwerkersovereenkomst te sluiten met elke partij die namens jou persoonsgegevens verwerkt. Je hostingprovider is zo'n partij: via jouw contactformulier, boekingssysteem en eventuele nieuwsbrief-aanmeldingen verwerkt de server van jouw hoster persoonsgegevens van jouw cliënten. Een verwerkersovereenkomst is dus verplicht, niet optioneel.
Providers die in Nederland zijn gevestigd en hun servers in Nederland of de EU hebben, zoals mijn.host, Cloud86 en Esmero, maken het aanmaken van een AVG-dossier aanzienlijk eenvoudiger. Je hoeft geen aanvullende maatregelen te nemen voor internationale datatransfers (zoals standard contractual clauses) omdat de data de EU niet verlaat.
Elk contactformulier op je website is een verwerking van persoonsgegevens. Dat geldt ook voor een boekingssysteem als Amelia, een aanmeldformulier voor je nieuwsbrief, of een intake-formulier dat bezoekers invullen voor een kennismakingsgesprek. Zorg dat je privacyverklaring beschrijft welke data je verzamelt, waarom, hoe lang je die bewaart en bij welke partijen die data terechtkomt.
Je privacyverklaring is een wettelijke verplichting voor iedere website die persoonsgegevens verwerkt. Zorg dat de verklaring actueel is, duidelijk en in begrijpelijk Nederlands is geschreven, en makkelijk te vinden is op je website (vaak in de footer). Gebruik een juridisch correcte template of laat je verklaring opstellen door een jurist die bekend is met de AVG in de coaching sector.
Bewaar intake-formulieren, correspondentie en coachingverslagen nooit op je webhosting. Gebruik daarvoor een beveiligde omgeving zoals een versleutelde cloud-opslag of een specifiek coachingplatform. Je website dient als marketingtool, niet als dossierbeheersysteem. Door die scheiding te maken houd je je AVG-risico's op de website beperkt en beheersbaar.